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无纸化智能会议系统功能介绍

  “十二五”期间大部分单位面临着重要的工作任务,各类会议频繁召开。为了使会议顺利进行,需要按照会议程序依次完成会议的申请,会场的布置,会议资料的管理,会场的管理等诸多方面的工作。传统的会议模式在一定程度上拖慢了会议的节奏,影响了工作效率,需尽快采取措施,提高会议的召开效率和管理水平,满足大部分单位生产工作的需求。
 
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  随着计算机以及多媒体技术的普及和提高,为会议工作带来了新的手段和方法,无纸化会议室以其功能的多样性,资源集约性,管理规范性得到迅速普及。许多军工企业和企事业单位都通过无纸化会议室的建设,缩短了会议准备周期,提高了会议质量,提升了工作效率和管理水平。
 
  一、方案说明:
 
  我们首创的无纸化智能会议系统,实现了传统圆桌会议形式的跨越式变革,在提升会议室高端品质、科学化管理及使用先进性的同时,更能有效提高会议效率达50%。
 
  无纸化智能会议系统的特色:
 
  1、真正实现会议全过程不使用纸张,节能环保、保密安全;
 
  2、实现会议双向互动,便于开展讨论、投票、批注、文件会签等活动;
 
  3、会前、会中、会后清晰管理,减少会议筹备时间和会务成本,降低差错率,有效提升会议质量;
 
  4、与传统会议只能保留文字资料不同,可以完整保留会议音视频资料,每个参会人员均可根据需要进行会议录制。
 
  5、人性化功能设计,使用操作更加便捷。
 
  6、自主研发,专利产品,可根据客户使用需求和习惯进行定制和二次开发。
 
  7、接口灵活:可以通过我们的接口系统与客户的OA系统、电子桌牌、会议预约显示系统和中控系统等会议相关系统对接,通过灵活的配置即可完成,项目实施周期短,系统运行稳定。
 
  8、安全保密性高:本系统在航天系统、军队、公安和国家保密局等对保密性要求高的单位安装运行,在稳定、安全和保密性方面做了大量的研发。 依据相关国家相关保密标准文件进行研发和测试:BMZ2-2001《涉及国家秘密的计算机信息系统安全保密方案设计指南》
 
  BMZ3-2001《涉及国家秘密的计算机信息系统安全保密测评指南》
 
  BMB21-2007《涉及国家秘密的载体销毁与信息消除安全保密要求》
 
  9、完善的权限管理:会议秘书插入USBKey或者使用用户名密码登陆后,其他会议终端自动进入会议系统,会议秘书下载会议资料后,分发到其他会议终端,会议结束后,参会人员将会议资料上传到会议秘书端,然后会议秘书再将会议资料按需上传到会议服务器存档。
 
  无纸化智能会议系统的实现方式:
 
  在圆桌会议的每个座位配置一台客户端电脑,通过服务器、交换机进行有线网络连接,安装软件,即可以轻松实现会议系统的管理和使用。客户端电脑可自由配置选择笔记本电脑或安装升降显示屏。目前,四川省投资集团、湖南省委组织部、国家保密局、中国移动、中石油成都分公司、中国武警维和部队、王府井百货集团等全国众多单位正在使用HTT无纸化智能会议系统,产品性能稳定,使用方便,得到用户的一致好评。
 
  设计说明:
 
  1、会议系统软件,带有电子桌签功能,如需双向显示,需单独配LED电子桌牌,或在会议室门口安装液晶显示屏,便于参会人员进入会议室前了解座位布局。
 
  2、会议录制功能,需与会议室内音频连接,可将音频的一路输出信号连接到服务器上。
 
  3、会议室内如需安装大屏,并要求大屏显示内容与桌面电脑同步,需将大屏的输入接口连接到服务器上。在服务器上安装一个客户端,大屏即可作为该客户端的显示系统,实现与每个电脑桌面同步。
 
  4、如需设置会议服务人员,可在会议室外或服务间单独安装一台电脑,接入会议系统,便于参会人员呼叫服务。
 
  会议管理
 
  功能说明:
 
  创建会议,对会议概况信息、参会人员、座位编排、会议流程、会议文件、会议投票和会议权限等进行设置和管理。控制所有主机统一开关机,统一进入/退出会议系统。
 
  保密权限
 
  功能说明:
 
  如为保密会议,所有会议资料不允许保存、下载,会议结束后,所有资料自动删除。
 
  会议签到
 
  功能说明:
 
  实现所有参会人员电子签到,自动记录、统计会议出席情况,签到同时自动下载会议文件。
 
  座位编排
 
  功能说明:
 
  会务人员在后台对参会人员的座位进行编排、调整,具有会议室座位示意图编辑功能。参会人员在会中可以浏览其他参会人员的位置。会议秘书录入座位号对应的姓名后,电子桌牌自动更新。
 
  参会人员
 
  功能说明:显示参会人员信息列表、签到时间、座位号及显示座位示意图。
 
  同步现场
 
  功能说明:实现发言人与每位参会人员的桌面同步共享。同步时,支持手写批注、圈划。
 
  会议文件
 
  功能说明:本次会议文件的列表、分类,供参会者查阅、讨论。支持修改文件上传、分发,自动生成会签文件。
 
  电子白板
 
  功能说明:用于会议讨论,参会人员可同时在电子白板上进行圈划、书写;支持在白板上打开图片和设计图纸; 参会人员实时共享白板上书写的内容。
 
  交流提示
 
  功能说明:
 
  参会人员即时通讯工具,支持一对一和一对多人的信息交流,收到信息后闪动提醒;可提醒会务人员对会议进行各种服务。
 
  会议公告
 
  功能说明:
 
  会议主持人或会议秘书向所有参会人员发送的通知、注意事项等信息,会议公告以滚动字幕形式循环显示
 
  个人资料
 
  功能说明:
 
  参会人员会前准备的个人发言资料,可通过U盘加载到本地,无需事先提交,发言时可以共享。
 
  会议记录
 
  功能说明:
 
  替代传统的纸质会议本,方便参会者迅速做会议记录。支持电脑分屏显示,参会人员可边观看发言人共享屏幕,边做会议记录。
 
  会议存档
 
  功能说明:
 
  实现所有会议资料的存储,包括带有批改内容的文件。可单独保存或压缩打包下载,支持文件发送至邮箱、本地下载至电脑或U盘。
 
  会议主持
 
  功能说明:
 
  会议主持人具备控制会议现场的一切管理权限。如指定发言人、强制同步、停止信息交流、停止会议录制等
 
  手写批注
 
  功能说明:
 
  可在会议文件、会议记录、电子白板上进行批注、圈划,批注内容可保存手写原迹。保存后的批注文件自动生成新文件名,不会覆盖原文件。
 
  会议投票
 
  功能说明:
 
  会议现场表决功能,支持无记名单选和多选投票,支持说明性投票,投票倒计时提示等,快速统计投票结果,以数字和示意图形式显示。